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Stadtgeschichte

Aktenstapel
Corona-Situation: Ein Schub für die Digitalisierung

Auch im MARCHIVUM gilt der Lockdown, auch im MARCHIVUM sind die meisten Kolleginnen und Kollegen zumindest zeitweise im sog. "Home-Office" und auch für uns gilt, dass wir unsere Aufgaben unter erschwerten Rahmenbedingungen erfüllen müssen.

Konkret bedeutet das für jede/n von uns, dass er oder sie zuhause vor seinen/ihren Aufgaben sitzt. Dabei sind die Vorgänge der öffentlichen Verwaltung im Regelfall arbeitsteilig; allein im stillen Kämmerlein zu werkeln, vor sich hin sinnierend, ist die große Ausnahme.

Fast immer sind es Unterlagen aus ganz verschiedenen Quellen, die zusammenpassen müssen: eine E-Mail mit einer Anfrage, eine Quellenrecherche als Word- oder Excel-Datei, eine Abstimmung mit Kollegen oder dem/der Vorgesetzten, meistens noch ein paar Scans dazu … Wehe, wenn diese Unterlagen dann an verschiedenen Orten abgelegt sind: die E-Mail im Posteingang, die Datei auf dem Laufwerk und dazu noch Informationen von einem anderen Amt. Und ist das dann auch wirklich die letzte bearbeitete Fassung? Hat mein Chef die Sache schon freigegeben? Und was ist, wenn eine E-Mail eingegangen ist bei einem/r KollegIn?

Ganz zu schweigen vom Problem der Papierakten: Wenn ein Amt noch mit Papierakten arbeitet, dann wäre es schon problematisch, wenn ein/e KollegIn einfach die Akten zum Fall xyz mit nach Hause nähme. Selbst wenn sie es dürfte, wären die Akten für alle anderen KollegInnen dann nicht mehr greifbar. Den Aufwand der Koordination und die Kopierberge wollen wir uns gar nicht vorstellen.

Doch da gab es den 2. Mai 2006 …

Wir im MARCHIVUM haben Glück. Auf den Tag genau seit 14 Jahren arbeiten wir mit der E-Akte und das heißt: Alle relevanten Unterlagen sind in einem Vorgang zusammen, gleichgültig ob E-Mail, Word-Dokument oder Scan; alle Bearbeitungsschritte und Informationen sind direkt erkennbar, z.B. ob der Chef den Entwurf schon gelesen und abgenickt hat oder eben nicht. Der einzige Unterschied: Wenn ich jetzt zuhause oder unterwegs auf "Drucken" gehe, dann muss ich vorher den Drucker umstellen, sonst rattert es im MARCHIVUM. Aber alles andere …ein echter Luxus …

Blicken wir in die öffentliche Verwaltung des Bundes, der Länder und anderer Kommunen, dann ist das keinesfalls bereits die Regel. Gerade die momentane Situation lebt von zahllosen Improvisationen und schnell gestrickten Lösungen und "work arounds", um wenigstens das Wichtigste zu stemmen. Und darauf sollten wir als öffentliche Verwaltung zuerst einmal stolz sein, einen solchen Kraftakt gemeinsam zu bewerkstelligen! Wie wichtig eine solide Verwaltung ist, brauchen wir derzeit niemand zu beweisen.

Auf Dauer und für die nächsten Krisen müssen wir aber besser gewappnet sein. Derzeit kann niemand sagen, wie sicher die Videokonferenzen sind, wie verlässlich das Ergebnis dieser Besprechungen dokumentiert worden ist und ob wir später noch nachvollziehen können, wer für was die Verantwortung übernommen hat. Niemand möchte den aktuellen Zustand mit zahllosen Querverbindungen und Netzzugriffen auf Dauer aufrechterhalten, von der Datensicherheit ganz abgesehen.

Was also ist zu tun?

Viele Elemente gehören zu dem, was unter dem Oberbegriff "Digitalisierung der Verwaltung" zusammengefasst wird und ein zentrales Element muss das Ganze bündeln – die E-Akte, in der die Informationen verlässlich und nachvollziehbar gespeichert werden und mit der die Vorgänge klar und einfach strukturiert gesteuert werden können – von der E-Mail über das klassische Dokument bis zum AV-Aufzeichnung und künftig zur Dokumentation von Videokonferenzen. Und nicht zu vernachlässigen die Integration der eingescannten Papierakten und der Fachverfahren.

Die E-Akte ist der zentrale Ort, an dem die Informationen aus Fachverfahren zusammenlaufen, von der aus Portale versorgt werden können und in welche die Bürgerservices integriert werden, ohne dass dies händisch geschehen muss. Zugegeben: Bei der Einführung ein hoher Aufwand, aber dann stehen wir äußeren Krisen genauso gewappnet gegenüber wie dem demographischen Wandel und den Veränderungen der Arbeitswelt.

Und wie sieht das konkret aus?

Vielleicht etwas ungewohnt, aber alle relevanten Informationen auf einen Blick!

Links sehen wir oben "meinen" Arbeitskorb: mein elektronischer Schreibtisch, auf dem all die Vorgänge liegen, an denen ich derzeit arbeite; darunter meine Arbeitsgruppen. Geöffnet ist die gemeinsame Arbeitsgruppe aller KollegInnen des MARCHIVUM. Die Vorgänge, die darin liegen, sehen wir in der mittleren Spalte oben; markiert ist – aus nachvollziehbaren Gründen – der Vorgang "Corona-Virus: Maßnahmen der Stadt und dienststellenbezogene Maßnahmen".

Mitte unten sind all die derzeit 90 Dokumente mit hoffentlich aussagekräftigen Dateinamen; gleichgültig, wer diese dort abgelegt und bearbeitet hat.

Rechts sehen wir eine Voransicht der Dokumente, damit wir den Vorgang schnell durchblättern können, ohne jedes Dokument einzeln zu öffnen.

Damit können wir garantieren, dass alle KollegInnen immer auf demselben Sachstand sind – und wenn wir tiefer gehen, können wir z.B. auch nachvollziehen, wie weit die Beschaffung von Ständern für die Desinfektionsmittel gediehen ist … Und das alles ohne Mehraufwand, ohne E-Mail Ketten und ohne Suchen und Zweifeln.

Soweit dieser kleine Appetithappen …

 

 

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