Schriftgutverwaltung

Schriftgutverwaltung

Eine effiziente Schriftgutverwaltung (DMS oder E-Government) ist das Rückgrat jeder modernen, leistungsfähigen und ressourcenschonenden Verwaltung. Das MARCHIVUM unterstützt die städtischen Dienststellen bei der Vorgangsbearbeitung und der Ablage in Papier- wie in der elektronischen Form. Es stützt sich dabei auf eine langjährige Erfahrung, da es bereits im Mai 2006 die elektronische Akte einführte und seine Vorgänge seitdem elektronisch bearbeitet.

Mit wenigen Grundregeln und einfachem Handwerkszeug lassen sich Informationen leicht ablegen und wiederfinden und damit Vorgänge effektiv verwalten und steuern.
Eine effiziente Vorgangsbearbeitung ist das Rückgrat einer wirtschaftlichen Verwaltung – gerade im schwierigen Übergang zur elektronischen Akte. Deshalb bietet das MARCHIVUM neben der Beratung, Unterstützung und Schulung beim Aktenplan und bei der Einführung der elektronischen Akte auch Multiplikatoren-Schulungen an.
Da unser Wissen bundesweit gefragt ist, werden diese Leistungen auch für Dritte angeboten.

Leitfaden "Akte, Vorgang und Vermerk" - ein Klassiker im neuen Gewand
Was als "Akte, Vorgang und Vermerk" als Hilfsmittel zur stadtinternen Schulung 2004 entstand, entwickelte sich über das Internet zum Download-Renner des Mannheimer Stadtarchivs. 2018 ist dieser jetzt vom MARCHIVUM herausgegebene Leitfaden in stark überarbeiteter Form erschienen.

Ziel des Leitfadens ist, durch einige Grundprinzipien in die Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung einzuführen und aufzuzeigen, wie sich mit etwas Konsequenz die alltäglichen Vorgänge einfach bearbeiten, steuern und dokumentieren lassen. Durch diese "Spielregeln" wird nicht nur die eigene Arbeit vom Formalen entlastet, sondern es wird auch die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen erleichtert. Besonderes Augenmerk legt der Leitfaden auf das Arbeiten mit der E-Akte, die in vielen Bereichen schon Einzug gehalten hat.

Die von Jens Hölderle gezeichneten Cartoons sorgen ferner für eine kurzweilige Lektüre und zeigen auf, dass Schriftgutverwaltung durchaus auch Spaß machen kann.

Der Leitfaden "Akte, Vorgang und Vermerk" kann an dieser Stelle heruntergeladen werden.